Jij zorgt dat alles op rolletjes verloopt!

Met jouw organisatorische en coördinerende kwaliteiten zorg je niet alleen voor ondersteuning en overzicht, maar draag je actief bij aan een goed leerklimaat! Ben jij die zelfstandige en communicatief sterke managementassistent? Dan zijn we op zoek naar jou!

Dit ben jij

Luisteren en doorvragen zit in jouw natuur en zo weet jij uiteindelijk elke keer weer de juiste feedback te ontvangen, adviezen te geven en de juiste richting aan te geven. Je bent initiatiefrijk, leergierig, en wilt altijd precies weten hoe het zit om vervolgens te ontdekken hoe het nog beter kan.

En alsof bovenstaande allemaal nog niet genoeg is, vinden we het fijn als je een gezonde dosis humor meebrengt!

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:

• Sociaalvaardig en samenwerkend. Je schakelt makkelijk tussen opleiders, artsen en A(N)IOS-en. Je werkt constructief samen en durft mensen aan te spreken en corrigeert waar nodig.
• Resultaatgericht. Jij zorgt dat zaken geregeld worden en bent daarin creatief en oplossingsgericht. Je staat stevig in je schoenen en je weet daadkrachtig te handelen.
• Uitdrukkingsvaardig. Je communiceert helder, zowel schriftelijk als mondeling.
• Gestructureerd. Jij kunt goed anticiperen en je bewaart het overzicht in een omgeving waarin er veel op je af kan komen. Daarin ben je oplettend en werk je nauwkeurig.

Ook heb jij:

• Hbo werk- en denkniveau en ruime ervaring in een (secretariële) zelfstandige functie bij voorkeur in de gezondheidszorg.
• Je organiseert/coördineert het eigen werk, stelt prioriteiten bij de aanpak en de uitvoering van werkzaamheden.
• Goede kennis van Excel.

Dit ga je doen

Als senior managementassistent opleidingen ondersteun je de opleiding Interne geneeskunde. Dit doe je samen met de opleiders van de vakgroep en de opleidingsgroep. Je hebt een centrale rol in het organiseren en afstemmen van de opleidingen tussen opleiders, artsen, de HagaAcademie, de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS) en collega’s van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC).

Jij draagt bij aan de kwaliteit van de opleiding door het up-to-date houden van naslagwerken zoals het lokaal opleidingsplan, het handboek (modelinstructie) arts-assistenten en de wegwijzer coassistenten. Ook lever je een belangrijke bijdrage aan het logistieke proces m.b.t. de opleidingsvisitatie. Je levert een bijdrage aan de adequate organisatie van de opleiding m.b.t. weekplanning, vakantieplanning, onderwijsplanning en nascholing. Je onderhoudt hiertoe ook contact met andere specialismen.

Daarnaast zorg jij voor:

• Wekelijks overleg met de opleider;
• De stageplanning voor de AIOS conform opleidingseisen;
• De ontvangst en introductie van coassistenten (10-15) en oudste co’s (2-4);
• Het plannen van de introductiegesprekken en periodieke voortgangs-, beoordeling- en/of jaargesprekken;
• Het notuleren van de opleidingsvergaderingen van de vakgroepen en bewaak je de actiepunten en verbeterplannen (PDCA).
• Het bewaken van de uitvoering van kaderbesluiten c.q. regelgeving en de hieruit voortvloeiden acties;
• Registratie van dienstroosters in de roosterapplicatie (OWS) en het bewaken de arbeidstijden;
• De coördinatie van het wervings-, sollicitatie- en indiensttredingsproces. Ook bewaak je de verloopdata van contracten en draag je zorg voor contractverlengingen en/of uitdiensttredingen;
• Het coördineren van de planning m.b.t. personele bezetting, je signaleert knelpunten en anticipeert hier tijdig op.

Kortom: een uitdagende functie, waarin je je niet snel zult vervelen!

Dit zijn wij

Interne Geneeskunde maakt onderdeel uit van het Centrum Chronische Zorg. De vakgroep vormt een opleidingsgroep van 28 internisten. Er zijn ca. 30 AIOS incl. vooropleiders en 12-15 ANIOS werkzaam bij de Interne Geneeskunde. Het opleiden van medisch specialisten is een kernfunctie van ons ziekenhuis. Voor veel specialismen hebben we een opleidingserkenning. De verschillende opleidingen worden ondersteund door een collega managementassistent/opleidingsondersteuner.

HagaZiekenhuis

Bij het HagaZiekenhuis begrijpen we dat patiënten op een kwetsbaar moment bij ons komen. Zij vertrouwen op onze zorg. Dat vertrouwen nemen wij serieus met passende zorg, persoonlijke aandacht en een veilige omgeving. Dit zal altijd onze prioriteit zijn. Het is de kern van ons vak. We leveren die passende zorg met echte aandacht, door samen aanpakken en met vooruitstrevend vakmanschap. Dat zijn onze 3 kernwaarden die passen bij wie we willen zijn én die we dagelijks in ons werk laten zien.

Ons ziekenhuis biedt topklinische zorg aan inwoners van Den Haag, Zoetermeer en omstreken. Het HagaZiekenhuis is één van de 27 Topklinische Opleidingshuizen (STZ) en dat betekent dat we veel aandacht besteden aan wetenschap, innovatie en onderzoek. Ook leiden we continu nieuwe zorgprofessionals op.

Dit is jouw moment

Tussen jouw talent en het waarmaken van jouw ambitie zit maar 1 stap. Zo zet je hem:

Solliciteer eenvoudig en snel via de sollicitatiebutton.

Heb je eerst nog vragen over de vacature? Neem dan contact op met Tim Koelman, directeur Centrum Chronische Zorg, 070 210 20 98. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jeroen Hoekstra, recruiter via 06 82 04 94 67.

Sluitingsdatum: vrijdag 23 januari